Ballcheckliste 2012 - Was Sie wissen sollten:   

ANSPRECHPARTNER
Beraten Sie im "Ballkomitee", wer als Ansprechperson in Frage kommt. Eine erste Voraussetzung dafür ist die Volljährigkeit, d. h. diese Person muss 18 Jahre alt und damit geschäftsfähig sein. Mit dieser Person und mit maximal einem weiteren Mitglied des Ballkomitees wird die Saalverwaltung bis zur Beendigung des Balls zusammenarbeiten, Details besprechen und den Mietvertrag abschließen.

SAALRESERVIERUNG
Als erstes erkundigen Sie sich, ob Ihr gewünschter Veranstaltungstermin im Rathaussaal Telfs noch frei ist. Geschäftsführer Hubert Mussack und Patrick Pöschl sind Ihre Ansprechpartner. Sie erreichen das Büro der Saalverwaltung: telefonisch: (05262) 65280, per Fax: (05262) 6528085  via E-Mail: rathaussaal@telfs.gv.at und finden uns im Internet unter: www.rathaussaal.at  

Sofern Ihr Wunschtermin frei ist, wird Ihre Veranstaltung in den Rathaussaal-Reservierungskalender eingetragen. Über das ONLINE-ANMELDEFORMULAR in der Navigationsleiste können Sie uns die Anmeldedaten übermitteln, die Bestätigung des Veranstaltungstermines bzw. den Mietvertrag senden wir dann per Post zu. 

VERANSTALTUNGSGENEHMIGUNG
Die schriftliche Anmeldung des Balls bei der Marktgemeinde Telfs erfolgt durch die Saalverwaltung. Sie erhalten daraufhin eine Veranstaltungs-Bescheinigung, deren Durchschrift auch an die Polizei Telfs geht. Die Gebühren für diese Veranstaltungsbescheinigung betragen zur Zeit € 13,20 (Bundesgebühr)  und € 30,-- (Verwaltungsgebühr).   Diese  werden vorschussweise von der Saalverwaltung bezahlt und dem Veranstalter mit der Saalmiete verrechnet. 

ANMELDUNG BEI DER AKM
Die Anmeldung der Veranstaltung bei der AKM-Geschäftsstelle Innsbruck ist verpflichtend, muss aber vom Veranstalter selbst erfolgen. Hier ist es üblich, dass der AKM ein Bestuhlungsplan vorgelegt wird und die Eintrittspreise bekannt gegeben werden. Aufgrund dieser Angaben wird die Abgabe berechnet.
Anschrift:
AKM Geschäftsstelle Innsbruck, Grabenweg 72 , 6020 Innsbruck, Tel: 0512 / 34 29 79   Fax: 0512 / 34 29 79 - 33  Email: GEST.Innsbruck@akm.co.at            Internet: www.akm.co.at

Gestaltung des Balls
Bevor Sie die genaue Ausstattung für Ihren Ball buchen, sollten Sie sich in Grundzügen über die Gestaltung klar sein. Besonders zu beachten wären dabei der Ablauf des Programms im Großen Saal (Band, Polonaise, Mitternachtseinlage, ...), die Verwendung des Kleinen Saales (Piano-Bar, Disco, ...), besondere Attraktionen (Tombola, spezielle Bars, ...) und die Dekoration. Hilfe und Tipps können Ihnen dabei sicher die Ballveranstalter des Vorjahres geben. Je früher Sie sich im Klaren sind, wie Ihr Ball ablaufen soll, desto besser kann die Organisation erfolgen.

Bestuhlung auf- und abbauen
Der Auf- und Abbau der Bestuhlung ist Veranstaltersache. D.h. dass meist am Vortag, wenn der Saal frei ist, die Bestuhlung und Dekoration erfolgt.  Besonders möchten wir dabei auf den Abbau hinweisen, der manches Mal noch in der Ballnacht erfolgen muss, wenn am nächsten Tag eine andere Veranstaltung im Saal stattfindet. Bedenken Sie außerdem, dass Sie auch während der Veranstaltung Arbeitskräfte für Bars, Gläserabräumen und -waschen, Abendkassa u. Ä. benötigen. Hierfür können wir Ihnen erfahrenes Personal vermitteln.

Vergnügungssteuer
Die Kriegsopfer- und Behindertenabgabe beträgt 10 % vom Eintrittspreis, wird aber bei Schüler- und Studentenbällen nicht eingehoben. Die Vergnügungssteuer beträgt 5 % vom Eintrittspreis, wird "in hundert" gerechnet und von der Marktgemeinde Telfs vorgeschrieben.

Bestuhlung
Die Standard-Bestuhlung bei Maturabällen umfasst 432 Sitzplätze. Wenn die Band auf ein Mischpult im Saal besteht, fallen 8 bis 16 Sitzplätze weg. Die Tanzfläche sollte ausreichend groß bemessen sein.

Die Band ist auf der Bühne zu postieren. Dort ist am meisten Platz und es wird auch die beste Wirkung (Akustik, Atmosphäre) erzielt. In Ausnahmefällen wird die Bestuhlung vom Saalpersonal durchgeführt, dann fallen jedoch nachstehende Kosten an:                       

                        Ballbstuhlung aufstellen (bis 450 Sitzplätze)          €    350,-- + 20 % Mwst.

                        Ballbstuhlung abräumen (bis 450 Sitzplätze)         €    300,-- + 20 % Mwst.                       

Baranlagen

• Ballveranstalter dürfen bis zu 3 Bars betreiben. Die Standorte sind fix, d. h. eine Bar ist im Kleinen Saal, eine weitere im Foyer OG nach der Stiege rechts und eine Bar im Foyer EG zwischen den Saaltüren.
• Bargetränke wie Sekt, Sekt-Orange, Schnäpse, Liköre, Cocktails,  Limonaden und Mineralwasser dürfen dort ausgeschenkt werden. Eristoff Ice ist ebenfalls erlaubt, die Ausgabe darf aber aus Sicherheitsgründen nur in Plastikflaschen erfolgen.
• Nicht gestattet ist der Ausschank von Bier, Biermixgetränke, Weizenbier, Corona, Desperados, Wein, Kaffee und Tee.
• Der  Verkauf  und die Zubereitung von Speisen ist nicht erlaubt!
  Dies ist einzig und allein Sache jenes Gastronomen, der die Bewirtung im Saal durchführt.  Eine Mögliche Ausnahme wäre der Ball einer Haushaltungsschule.
• Das Servieren von Getränken an Tische im Saal ist nicht gestattet.
• Der Ausschank an den Bars ist bis 2:45 Uhr gestattet. Danach sind die restlichen Getränke auf Anordnung der Sicherheitskräfte abzuräumen und die Bar zu schließen.
• Für das Einrichten der „Schülerbars“ stehen 19 runde Barelemente zur Verfügung.
  Mietpreis je Element (2,4 m lang): € 25,-- + 20 % Mwst.

 Rauchverbot

• Bitte beachten Sie, dass im gesamten Gebäude des Rathaussaales Rauchverbot herrscht. Veranstalter, die gegen diese Vorschrift verstoßen, müssen mit hohen Strafzahlungen rechnen.

 Alkoholverbot für Jugendliche

• Bitte beachten Sie das Alkoholverbot für Jugendliche unter 16 Jahren und sorgen Sie durch entsprechende Farben bei den Eintrittsbändern für Sicherheit.

 Was noch?

• Wattex
• Geschirrtücher
• Getränkepreislisten zum Aufhängen an den Bars
• Ausreichend Wechselgeld für jede Bar, die Gäste zahlen mit Papiergeld, jede Kasse braucht deshalb  mindestens 200 - 300 Euro Münzgeld
• Getränkeportionierer (müssen vom Getränkelieferanten gestellt werden)
• Flaschenöffner, Korkenzieher besorgen
• Gläser sind in ausreichenden Mengen vorhanden:    Sekt-,  Longdrink- und Schnapsgläser
• Die benötigten Gläser werden von unseren Saalbediensteten gegen Lieferschein ausgehändigt.
• Der Glasbruch wird nach dem Ball durch Zählung der Gläser erhoben und zum Selbstkostenpreis  dem Ballveranstalter verrechnet. Bei den bisherigen Schülerbällen variierten die Kosten für Glasbruch zwischen € 70,00 und € 250,00. Abhängig sind diese Kosten vor allem davon, wie gut das Abräumen leerer Gläser funktioniert. Falls Gläser des Getränkelieferanten benutzt werden, sollten ausreichend Gläser ausgeliehen werden, weil dann keine Rathaussaal-Gläser ausgegeben werden.
• Die Einhebung von 1,- Euro Pfand je Glas ist zu empfehlen, es wirkt sich positiv auf den Glasbruch aus.
• Die Ausgabe von Plastik- oder Pappbechern bei Bällen ist nicht gestattet!

Brandlöcher in Stühlen verrechnen wir derzeit mit € 50,00 zzgl. 20% Mehrwertsteuer. Dies ist deshalb so teuer, weil die Sitzfläche abmontiert, neu bezogen und wieder montiert werden muss.

Das Abräumpersonal kann von den Schülern selbst gestellt werden, auf Wunsch vermitteln wir aber gerne Hausfrauen, welche über die örtlichen Gegebenheiten Bescheid wissen und diesen Abräum- und Gläserservice ab 20:30 Uhr bis Ballende durchführen. Die Kosten sind direkt mit den Hausfrauen (€ 120,--/Frau) abzurechnen.

Getränkelieferung
Vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten einen Liefertermin, damit Sie die Ware in Empfang nehmen und kontrollieren können.Die Einlagerung kann eventuell schon vor dem Veranstaltungstag in einem abschließbaren Lagerraum erfolgen. Ober dieser Raum zur Verfügung steht, ist mit der Saalverwaltung zu klären. Auf jeden Fall sollte eine Einkühlung rechtzeitig erfolgen, damit die Getränke beim Ball auch kalt sind. Leergebinde und Restgetränke sollten sofort nach dem Ball verliefert werden.

Tipp: Die meisten Getränkelieferanten bieten Getränke auf Kommission an. Sie können in ausreichenden Mengen bestellen und die ungeöffnete Ware zurückgeben.

Saal-Gastronomie
Die Bewirtung von Schülerbällen ist exklusiv dem Betreiber der Sportzentrums-Gastronomie, Herrn Markus Heiss übertragen worden. Veranstalter von Schülerbällen nehmen bitte direkt mit ihm Kontakt auf:

Sportzentrum Cafe-Restaurant Edelheiss,
Markus Heiss 0664/4204117 , mail: edelheiss@telfs.com   
www.edelheiss.at,

STANDARD-SPEISEKARTE "Maturaball 2012/2013
Nachstehende Speisen werden bis 23:30 Uhr angeboten:

Frittatensuppe	€ 3,80
Gulaschsuppe mit Brot (wird bis 3:00 Uhr serviert)	€ 4,10
Wiener Schnitzel vom Schwein, Kartoffelsalat	€ 9,80
Schweinemedaillons in Pfefferrahmsauce, Kartoffelgebäck und Gemüse	€ 13,80
Lasagne "al forno" mit Tomatensauce	€ 8,80
Bunter Salat mit Putenstreifen	€ 8,90
Kleiner gemischter Salat	€ 3,20
Sachertorte oder Nusskuchen	€ 2,80

Mineralwasser	0,33 l	€ 3,20
Mineralwasser groß	0,7 l	€ 4,90
Sprite, Cola, Almdudler	0,33 l	€ 2,80
Fruchtsaft	0,2 l	€ 2,60
Kleines Bier	0,3 l	€ 2,70
Großes Bier	0,5 l	€ 3,30
Corona	0,33	€ 3,50
Wein gespritzt (rot oder weiß)	0,25 l	€ 2,60
Qualitäts-Flaschenwein rot	0,7 l	€ 17,80
Qualitäts-Flaschenwein weiß	0,7 l	18,70
Kaffee - Verlängerter		€ 2,30
Espresso		€ 2,00

Metzgerei Grillservice Feistmantel, Rietz, Fr. Hermine Feistmantel, www.feistmantel.com,
Tel. (05262) 66675 oder (0664) 5339608  grillservice@feistmantel.com
   
City Kebap, Telfs, Sali Hasan, Eduard-Wallnöfer-Platz 1a, Tel. (05262) 65322

Christian Janko Gastronomie GmbH
CityPoint - Südtiroler Platz 3-5, 6020 Innsbruck
Tel. 0512 238175 cityibkpoint@gmx.at oder janko@gmx.at

 Sprechen Sie mit Ihnen, Sie werden Ihnen gerne ein Bewirtungsangebot stellen. 

Tischdecken sind vom jeweiligen Gastronom zu stellen und in die Preise einzurechnen. Details wie Farbe der Servietten, Speisekarten, Tischschmuck besprechen Sie am Besten mit dem Gastronomen.  

Einlass, Eintrittskarten

• Die Eintrittskarten für Ihre Veranstaltung druckt die Saalverwaltung auf Kosten des Veranstalters. Falls Veranstalter die Karten auswärts drucken lassen, sind diese Karten der Saalverwaltung vorzulegen, müssen fortlaufend nummeriert und mit einem Kontrollabriss versehen sein.  Zur Kontrolle, dass wirklich nur die erlaubten 1000 Karten aufgelegt wurden, werden die Karten mit dem Stempel des Rathaussaales versehen.
• Vom Rathaussaal gedruckte Eintrittskarten werden mit Tag, Datum, Uhrzeit, Titel, Untertitel und Eintrittspreis bedruckt und sind laufend nummeriert und brauchen nicht gestempelt werden.
  Die Kosten:
• 1000 EINTRITTSKARTEN mit Logo-Eindruck auf der Vorderseite (max. 3 Logos von Sponsoren) 
   € 130,00 + 20% Mwst.
• 1000 EINTRITTSKARTEN ohne Logo-Aufdruck € 90,00

 Publikumsgarderobe

• Die Publikumsgarderobe wird mit Saalpersonal besetzt. Die Gebühr für abgegebene Kleidungsstücke beträgt 
  € 0,90. Die Mehrfachbelegung eines Garderobenhakens ist nicht möglich (1 Kleidungsstück = 1 Haken)
  
  
• Ausfahrtickets für die Tiefgarage gibt es zum Pauschalpreis von € 3,- an der Garderobenkasse.
  

Ordner, Schäden

• Bei Bällen wird von der Behörde ein Ordnerdienst mit 6 Personen vorgeschrieben. Derzeit wird mit diesen Dienst die Firma SECURITAS betraut, welche auch über die nötige Erfahrung verfügt. Die Kosten hiefür betragen € 20,10 je Stunde/Ordner, zzgl. 20% Mehrwertsteuer.

Dienstbeginn der Ordner:  ist bei Einlassbeginn, meist um 19:30 Uhr,

Dienstende gegen 3:30 Uhr, bzw. wenn die letzten Gäste das Foyer verlassen haben.

• Den Sicherheitskräften ist vom Ballkomitee eine Ansprechperson bekannt zugeben.
• Trotz Securities kommt es immer wieder zu Beschädigungen in- und außerhalb des Rathaussaales. Dafür haftet der Veranstalter. Eine Vandalismus-Versicherung würde dieses Risiko abdecken, ist aber die Prämie sehr teuer. Sprechen Sie zur Sicherheit mit Ihrem Versicherungsagenten.
• Meist werden Beschädigungen von stark alkoholisierten Gästen verübt. Versuchen Sie daher deren Zahl gering zu halten und schenken Sie an offensichtlich Betrunkene nichts  mehr aus.
• Deshalb noch ein Hinweis: Veranstalter von Maturabällen mit Bustransfers sollten schon am heimatlichen Busbahnhof Ordner beauftragen, die dafür sorgen, daß stark Betrunkene (meist mit Hochprozentigem in Flaschen zum „Vorglühen“) erst gar nicht im Bus mitgenommen werden.
• Am Einlass achten die Ordner darauf, dass keine Gläser und Flaschen ins Freie mitgenommen werden.
• Da in der Umgebung des Rathaussaales rd. 80 Wohnungen sind und deren Bewohner Nachtruhe haben, werden Ballbesucher nach 1:30 Uhr nicht mehr in den Saal eingelassen. D. h. wer nach 1:30 Uhr ins Freie will, kommt nicht mehr in den Saal zurück. Damit haben wir die Gewähr, dass die Gäste im Saal bleiben und draußen Ruhe herrscht.

Einladungen und Plakate

• Längsplakate (Format 2 x A 0 längs = 240 cm) kosten inkl. Tafelmiete € 35,0 zzgl.
  20% Mwst. per Stück.
• Auf Ihren Ball-Einladungen und Plakaten sollten Sie eine Person mit Telefonnummer angeben, bei der Tisch- und Kartenreservierungen möglich sind.
• Ein Hinweis auf die günstige Benützung unserer Tiefgarage (Ausfahrtickets an der Garderobenkasse um € 3,--) wäre sinnvoll.

 Sonstige Tipps und Anregungen 

• Wenn Sie Dekorationen anbringen wollen, sprechen Sie bitte mit dem Saalpersonal. Die Materialien müssen auf jeden Fall schwer entflammbar sein.
• Falls Sie eine Tombola veranstalten, verwenden sie keine hochprozentigen Getränke.
• Eine Mitternachtseinlage bringt Abwechslung ins Ballgeschehen.
• Beliebt sind bei Maturabällen die Beamer im Saal für eine Power-Point-Vorführung (Vorstellung der Schüler, Lehrer…). Die Kosten für Beamer (3300 ANSI-Lumen) und Leinwand betragen: € 100,- zzgl. 20% Mehrwertsteuer.
• Für die Arbeit hinter der Bar können wir aus jahrelanger, guter Erfahrung die „Imster Barfrauen“ empfehlen. Es sind dies bis zu 13 Frauen, die über Frau SANDRA Telefon 0660 4663356 gebucht werden können.
• Die Einhebung eines Pfandes (€ 1,-) pro Glas vermeidet zuviel Glasbruch.
• Die Markierung der Gäste mit Kontrollarmbändern beim Einlass (ob volljährig oder jugendlich) in verschiedenen Farben hilft bei der Frage, ob Alkohol an diesen Gast verkauft werden darf oder nicht. Im Zweifel muß ein Ausweis vorgelegt werden.
• Vorgefertigte Eiswürfel gibt's im Metro oder bei Wedl in Innsbruck.

Organisatorische Änderungen durch die Geschäftsleitung sind bei Bedarf möglich!